一. 训练题目：有效的会议与能力促进
( 富士康成都 )
二. 课程时数：7小时
三. 参加人员：中高层级主管人员
四. 课程大纲：
framework式”教学:
1.先做框架定义
2.论述原理theory
3.情境假设assumption (34合并)
4.情境案例(34合并)
5.实务操作(Practice）
壹. 会议事前准备与过程步骤分析
(一).会议的问题与目的
●企业内部的运作绩效，首重行政沟通，包括：流程、报表、签呈及会议等方式。其中
尤其以会议较为复杂，它产生的问题有时间不够、信息不全、议题离散、冲突争执、
会后敷衍、问题分歧、决策错误、主持不佳、……等
●开会看似简单，但我们经常发现，很多组织总是不停地开会，却达不成任何结果。
员工一听开会就烦真的一定要以开会的模式来进行吗
●组织高效的会议，须要有周全的会前准备工作。很多会议就是因为缺乏完整
的会前工作，才导致低质量的讨论过程。其实会前的准备工作，并非只是主事者选定
哪些人与会及设定讨论事项而已。
●会前准备工作的作用主要目的
遴选最恰当的讨论方式；使与会者对讨论有清楚的方向可循；清楚地告知与会者应有
何种行为表现；节省时间并减少冲突。
(二).良好会议举办该有的步骤检查
●厘清开会的目的与要求
●选择合适的主席并筛选与会者(会议发起者并不一定就是主席)
案例分析
●向与会者做简报
●选择合适的开会时间与地点
案例分析
●对讨论与集思广益活力度的重视
案例分析
●有效整合会议中的意见
案例分析
●遴选恰当的会议记录者
案例分析
●决议通过后的工作分配
(三).会议进行没效率常发生的问题总结
●与会人数越多会议往往就越没效率
●时间地点未做详尽的考虑，随意指定开会时间与地点，所以因故不能出席、会议中途
离席、打扰断情形很多
●为不重要的问题陷入争执
●会议时间冗长，最后却没有达成结论
●死气沉沉没有会议讨论活力
●会议主题时常漫无焦点或扯出其他问题
●主席缺乏讨论整合能力，常会导致会中无法达成决议，或有讨论而无决议
●与会者的重要发言及决议都未被正确地记录下来，并在会后未发给与会者
●在讨论完后未作条例式重点总结
●未应察看各执行细目是否都有人负责
●会议记录者未帮助主席查核工作分派的状况
●课堂分组讨论题目会议不顺畅发生的问题总结
会议前会议中会议后三阶段
分组讨论15分钟各分组报告5分钟
贰.达成会议目标效率安排与管理流程
(一).会议目标的进行流程与障碍排除(参考)
●开会的目的与要求
应尽可能以一句话清楚地表述出来。清楚的程度至少要包括：为何开会、谁来开会及
决议何时该执行完毕。
●筛选出恰当的与会者名单
让讨论议题明确化，才决定谁该参加，即可将原本耗费众多人力、物力的会议，精简
成较小型的会议。只要小型会议管理得当，开会的时间会比原来少，且有效
●时间及地点做详尽的考虑
不能随意指定一个开会时间与地点，就要所有人配合，否则因故不能出席的理由便会
接踵而来。较周全的方法是先把与会者对会议的重要性列出来，调查能出席者的共同
时间。若真的很难凑出共同的时间，则允许不能出席者指派代表参加。
●通知名单内的人士到会
通知与会者，向其解释开会目的与请他与会的理由、该准备哪些资料及会议召集人所
期望的会议目标。事先告知与会者可能被询问的问题，请其预先作准备，这对于增进
议事效率有实质性的帮助
●议程设计是高效率会议的开始
无论是临时或固定召开的会议，议程规划都是非常重要的。该书给出了有效会议的标
准议程：（1）厘清并解释问题；（2）分析问题（3）评估各相应对策的标准（4）商议
相应对策（5）遴选可行的对策（6）决议完成
●厘清暨解释问题
正式讨论开始前，把要讨论的问题界定及解释清楚。相反，很多会议一开始就发生了
争辩，使得讨论的焦点模糊；或到最后因时间不够，而草草决议。这样形成的决议往
往是造成更多问题的根源。在分发给与会者的议程表里，也应标明各议题所预计使用
的时间，供主席及与会者遵循。
●决议正确地记录
与会者的重要发言及决议都应被正确地记录下来，并在会后发给与会者。此会议的记
录者，也要能简短扼要并忠实地记录
●决议成开始分配工作
工作分派的状况也应写入会议记录里，并发给与会者。如此可避免日后发生责任归属
的误会或其他问题。这对督促与会者依计划完成既定目标，大有帮助。
●会议沟通讨论地雷
沟通价值观差异性
沟通用词传递模糊
常被打断
参会者讨论参与度不高
●课堂分组讨论题目为何讨论过程中参会者该注意哪些沟通技巧与重点
分组讨论15分钟各分组报告5分钟
案例分析
叁.主管管理方法与组织活力度和会议成果巨大关联性
(一).主管组织活力度的思维与会议观察
●会议进行最大的地雷总结
时间确定时间控制讨论活力度听与说的观察主席的观察
福特汽车接班人的主持(早年做法)
●日常管理模式对会议讨论踊跃度的潜在影响
案例分析
●课堂分组讨论题目提升会议讨论的活力度
分组讨论15分钟各分组报告5分钟
案例分析
(二).为何会议讨论与过程会死气沉沉(组织活力度与成果成正比)
●主管在组织活力度的思维必须进化
为何组织活力度与会议讨论与成果有巨大关联性
●视频观赏CEO最后一天上班的惊喜 (与众不同的领导方法)
●在YouTube点击超过500w次的精彩视频，全世界最大奢侈品网购公司NET A POTER
视频中男主海豚性思维与组织活力度的实际操作方式总结
男主的说明自己管理操作方式员工对高层管理方式的感受与点评
●实战总结1 主管多元化的角色扮演的技巧(领导模式活力度最重要所在)
东方的权力距离与活力文化
趋势管理之父对目前人员特质做了以下描述
( 企图心与野心 服从力 舞台 应变力 自我思维与野性 )
主管需给部属有舞台空间 ( 有些地方你没注意到组织活力度 )
(没有野性的人是庸才 没有野心的人锐气就不意保存 )
●实战总结2 主管须由命令控制转变为活力度影响的技巧
(国内主管组织活力度的致命地雷)
组织带领的以下变化（20/80与80/20模式修正方式）
●实战总结3 领导管理手法与新人际关系与组织活力度的运用技巧
孟子梁惠王篇：下君用人之力中君用人之能上君用人之智
●实战总结 4 需对部属人员行为性向模式了解差异对应 (如何进行)
案例分析
●课堂分组讨论题目在海豚式管理中可以参考其思维的提升组织活力度的方法
分组讨论15分钟各分组报告5分钟
案例分析
(三).主席控场提高会议成效的要领
●要严格遵守会议的开始时间
●要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明
●主席要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者
●与会者对于时间的运用要有共识
●主席归纳整合确认各点，注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合，在必要
时可以打断发言。讨论的议案如果没有适时做整就会没完没了。
●与会纪录者能力(最好专职纪录勿其他干扰)
就会议控制而言，会议记录者的地位可说是仅次于主席，能准确重述所听到的内容，
同时记录各人发言而不失误
(四).会议参与人员必须遵守的讨论规矩参考(可先打印提前给予)
●课堂分组讨论题目参与会议该特别注意哪些重点?我该提升那些个人技巧
分组讨论15分钟各分组报告5分钟
案例分析
●发言时不可长篇大论滔滔不绝
●不可从头到尾沉默到底
●不可引用不正确的数据
●不要尽谈些期待性的预测
●不可做人身攻击
●不可打断他人的发言
●不要谈到抽象论或观念论
●不可对发言者吹毛求疵
●不要中途离席
(五).会后事务进度追踪参考
●会议须注意倾听。仅当需要发表自己见解或被征询意见的时候，进行简洁明确的发言，
不要随意参加与自己无关项目的讨论
●对涉及自己的工作的决策、行动计划要做记录
●阅读备忘录或会议记录，注意那些与你有关的决策和行动计划
●记下与你有关的行动计划的具体细节，包括时间和标准。并对自己的执行加以控制
●有执行问题立刻向上反映
●做好工作时间管理与执行力控制
